Ora mea de liniste

Poate aţi participat la formarea Managementul timpului si prioritatilor si vi s-a recomandat ca o ora pe zi sa spuneţi stop oricărei întreruperi, răspunsul la orice email sau conversaţie, pentru a va putea concentra pe deplin asupra propriei activitati.

Este aceasta o soluţie? Oare acei colegi pe care ii contactam si nu ne răspund sunt in “ora lor de linişte”?

            Mai intai ar fi bine sa înţeleg responsabilitatea mea:

• Ce realizez eu?

R: documentul x; planul y; cotarea z...

• De unde iau informaţii ?

R : spaţiu partajat, persoana z

• Ce informaţii ofer mai departe?

R: documente; informaţii, indicaţii

• Când si cat de des ofer aceste informaţii ?

R : in fiecare zi, o data pe saptamana/ luna, la o data fixa

• Cui ofer informaţii ?

R : meseriei z, persoane n

• Cum ofer aceste informaţii ?

R : in şedinţa ; pe email, telefon…

Răspunzând la întrebările de mai sus încadram meseria noastră pe axa activităţii:

            Daca activitatea mea tinde spre executare, atunci “ora mea de linişte” este esenţiala si poate sa se extindă in medie la 75% din zi. Rezultatul activităţii mele este folosit de alte persoane, de aceea este important de stabilit, cu claritate, împreuna cu clienţii, când au nevoie de rezultat. Pentru a preveni întrebările legate de status, furnizez in mod periodic informaţii. Punctualitatea mea este baza punctualităţii celorlalţi.

            Daca activitatea mea tinde spre coordonare atunci eu aştept informaţii de la alţii, le prelucreze si le transmit mai departe. In acest caz „ora mea de linişte” este proporţionala cu cantitatea informaţiilor prelucrate; recomand in medie 12% din activitate si fixarea unor şedinţe si termene clare de obţinere si difuzare a informaţiilor. Clienţii mei depind de informaţiile mele.

            Daca activitatea mea tinde spre decizie atunci eu aştept informaţii, le prelucrez, iau decizii si informez. „Ora mea de linişte” corespunde cu durata luării deciziei in medie 20% din activitate. Decizia mea declanşează activitati in lanţ.

Oriunde ne-am încadra, câteva puncte sunt general valabile:

• cu cat ofer mai putina vizibilitatea, cu atât clienţii mă vor căuta mai mult
• cu cat intarzii de mai multe ori, cu atât mai mult clienţii mă vor avertiza mai mult
• cu cat intarzii mai mult, cu atât mai mult intarzii proiectul si indicatorii vor fi negativi
• cu cat mai mult ofer informaţii greşite, cu atât mai mult nu voi fi crezut si clienţii vor cere intervenţia superiorilor
• cu cat răspund mai puţin la solicitări, cu atât mai mult voi decădea in ochii clientului
• orice informaţie primita trebuie verificata sau sa aibă la baza o informaţie oficiala si nu un zvon

    Oferă la timp pentru a te bucura de propria ta ORA de LINISTE.